你真的會開會么?—高效會議的四大步驟
                                              德銳人效咨詢 資訊 2023-03-29 10:53:12 · 熱度999

                                              作者 | 王子介 應心鳳

                                              沒有不開會的公司,但是開不好會的公司卻多如牛毛,不可勝數。

                                              在許多公司的會議中,經常會出現以下幾種情況:

                                              1、兩句話就能說完的東西,一定要興師動眾開一次會;

                                              2、開會前,誰來參會不明確,臨時叫這個人,叫那個人;

                                              3、開會的主題、目的不明,參會人面面相覷,四顧茫然;

                                              4、會上七嘴八舌,各說各話;一番交鋒之后,問題仍然擺在原處,毫無進展,甚至還衍生出一堆待解決的新問題;

                                              5、會議結束之后,討論了什么問題,達成了什么共識,取得了什么結論,后續的計劃動作,參會人沒有一個人清楚,或自以為很清楚;

                                              6、會議相關問題無人跟進,后期追責時,相關人員互相推諉,無人解決。

                                              ……

                                              以上情境,均是低效會議的典型情境以及后果。

                                              會議的效率決定了組織協同的效率,而一個高效協同組織,勢必比低效協同的組織更能應對VUCA時代的不確定性,取得競爭優勢。

                                              因此,提高會議效率至關重要。

                                              那么,提高會議效率要從哪些方面入手呢?我們推薦從會議的四大步驟入手,提高會議效率。

                                              一、開會之前,先看要不要開

                                              在開會之前,我們首先需要捫心自問一下,即:“這個會議到底要不要開,值不值得開?

                                              因為,一場會議的成本絕不僅僅是參會人的時間成本這么簡單,還包括兩個重要的成本:一是參會人本可以在這段時間內為公司創造價值,但因為參會,未能創造應創造價值所帶來的效益成本;二是因為參會,可能導致公司損失而產生的機會成本,比如漏接重要客戶的電話,使合作告吹所產生的成本。

                                              會議的成本是昂貴的,因此選擇重要的會議去開,可以不開的會盡量不開,是最基本的原則。

                                              那么,什么樣的會可以不開呢?

                                              答案是信息傳達類會議。這類會議通常是為了將已經決定好的事項或者決策向下傳達,卻大多并無討論和溝通的空間。實際上,除了需要做全員共識宣貫類的信息傳達會議,其他小范圍的信息傳達會議都可以依據實際情況考慮取消,用一封語言簡潔的郵件取而代之,高效且方便。

                                              當然,會議的分類還有很多種,不同會議適用的情境也各有不同。但無論是哪種會議類型,開會之前必問的,就是兩個問題:

                                              1、此會是否必須要開?

                                              2、如果可以不開的話,什么方式溝通會更高效?

                                              如此方可倒逼會議發起者不斷思考,提升效率。

                                              二、決定要開會之后,做好充分準備

                                              如果決定要開某個會了,就必做準備,會議若不做準備,會上勢必東家長西家短,無主題,無效率。那么,怎么做好會議前的準備?

                                              分享給大家一個“4P”模型,用于會議準備。所謂“4P”,即Purpose(目的);People(參會人);Process(進程);Preperty(場地、設備、材料):

                                              Purpose會議要達成什么樣的目的,取得什么樣的成果,才算結束?

                                              People

                                              參會人員(為了達成會議目的,需要哪些人參加會議?)

                                              參會人員擁有的信息(參會人員知道什么?不知道什么?怎么共識不知道的信息?)

                                              參會人員的狀態(參會人員可能的疑問或不滿是什么?)

                                              Process:

                                              議題(為了達成會議目的,需要討論哪些議題?)

                                              議題的推進方式(用什么樣的方式推進對于議題的討論?

                                              時間(每個議題需要用多少時間?)

                                              Preperty:

                                              場地(在哪個場地開會?)

                                              設備(需要用到什么設備?)

                                              材料(需要誰準備什么材料?)

                                              經由4P模型的梳理,一個條理清晰的會議流程也就基本成型,依據流程在會上進行把控,便可高效推進會議。

                                              三、準備做好之后,會上高效把控

                                              結束了準備階段,終于進入到正式會議階段。

                                              本階段要關注的,主要是三件事:開好場、控過程、收好尾。

                                              開好場

                                              會議開場,除了會議主持人需要做好會議目的及議程的介紹之外。還有一步至關重要:一定要給大家留一定時間,閱讀準備好的會議材料。

                                              為什么要強調這一步?因為留時間給與會人閱讀會議材料,有助于快速消除各與會人之間的信息差,避免后續出現為彌補信息差而提問,降低效率或者無法理解議題內容的情況。當然,如果大家會前都仔細閱讀了會議材料,那再好不過。但在快節奏的企業里,可能鮮少有人會在所有會議前都仔細閱讀會議材料,因此在會上留時間閱讀材料,也不失為一種可選之法。

                                              控過程

                                              做好過程控制,主要注意兩點:

                                              1、及時打斷;適時引導

                                              2、善用擱置

                                              第一點是針對時間控制而言。即對于滔滔不絕、口若懸河的與會者,要注意及時的打斷,不然,浪費的可并不止一個人的時間。而對于大家都沒有主意,或者一時想不出來的議題,可以進行適當的引導。分享給大家一個用于引導的、層層遞進的通用思考框架:

                                              1、情況:發生了什么?
                                              2、問題:會存在什么具體困難與挑戰?
                                              3、原因:為什么會發生這種情況?
                                              4、對策:有哪些解決方案?
                                              5、效果:哪種對策效果更好?

                                              實際應用時,可以根據目前糾結的相應層次,有針對性的選擇引導。

                                              第二點主要針對議題討論內容而言。有很多時候經由一個議題,衍生出來許多新的問題,若每一個都要討論,越討論越細,會大大偏離會議的主題。

                                              這時可以將由原議題衍生出來的新議題記錄下來,暫時擱置,待后續組織專題會議,就每個議題進行專門討論。

                                              收好尾

                                              做好會議的收尾,也要確定兩部分的內容:

                                              一、會議是否已經達成目的?取得相應成果?

                                              1、所有議題是否都充分討論?

                                              2、所有結論是否都全員共識?

                                              3、所有對策是否都決定妥當?

                                              二、后續工作是否都已分配妥當?

                                              1、所有后續工作條目是否都已經確定?

                                              2、后續工作的責任人是否都已經分配?

                                              3、后續工作的監督驗收人是否已經敲定?

                                              4、后續工作的DDL是否已經確定?

                                              四、會議結束之后,注意及時跟進

                                              會議結束之后,并不是就萬事大吉了,千萬不能忘了跟進。因為,有三種人性弱點,會妨礙人們會后把事情做好:

                                              拖延的弱點:任務太簡單了,不想做,拖!任務太難了,做不了,拖!

                                              你真的會開會么?—高效會議的四大步驟

                                              拖延曲線

                                              遺忘的弱點:上周開會好像說了啥事情,是啥來著?不管了,反正沒人催,就當無事發生得了。

                                              你真的會開會么?—高效會議的四大步驟

                                              遺忘曲線

                                              自我服務的弱點。簡而言之,就是人們都具有推過攬功的傾向,事情做好了,那是我厲害;事情做砸了,怪天怪地怪別人,反正就不是我的問題。

                                              綜合以上三點,會后若不及時跟進,則可能會出現事情沒人做,責也沒人擔的情況。因此,及時的跟進以及輔導反饋,反而是高效會議的重中之重,不然,前面的會議流程做的再好,也并沒有落到實處,使所有努力付之東流。

                                              鳥哥筆記學院全新上線
                                              德銳人效咨詢
                                              0
                                              0
                                              久久综合亚洲色hezyo